Organização dos documentos do condomínio denota transparência na gestão

É importante que os documentos e comprovantes estejam sempre organizados, pois são eles que guardam todo o histórico do condomínio

Organização dos documentos do condomínio denota transparência na gestão

 Como toda empresa, os condomínios legalmente constituídos também possuem uma série de documentos que precisam ser armazenados de maneira adequada e os síndicos são os responsáveis por esta tarefa e por entregá-los em perfeitas condições aos que os sucederem.

Seja para uma auditoria, para demonstrar a transparência da gestão, comprovar pagamentos, consultar informações ou outra finalidade, é importante que os documentos e comprovantes estejam sempre organizados, pois são eles que guardam todo o histórico do condomínio.

Dirlei Magro, advogada da Plac Planejamento Assessoria de Condomínios, orienta que os documentos em geral sejam guardados por cinco anos. “Neste período deve ser guardada a documentação contábil, o que inclui o balancete, notas fiscais, recibos e comprovantes. Além dessa documentação deve ser observada a parte trabalhista, que precisa ser guardada por no mínimo sete anos, para precaução de uma ação trabalhista. As guias pagas de FGTS aconselho que sejam guardadas por trinta anos”, explica a advogada.

A cada mês, mais e mais papéis se acumulam nos condomínios, no entanto, não é recomendável que fiquem na residência do síndico. O ideal é que o condomínio tenha um local restrito, com acesso somente ao síndico, para que os documentos sejam arquivados em segurança.

Há condomínios que optam por deixar uma parte dos documentos com a administradora. Nesses casos, toda a documentação deve ficar disponível para consulta dos condôminos. Ela explica que para facilitar o acesso, o escritório separa os documentos em três grupos: uma pasta para a documentação de empregados (Férias, 13º, contratos, RAIS, INSS, FGTS etc.); uma pasta para a parte burocrática (Contratos, garantias, advertência a condômino, documentos de síndico e outros) e uma terceira categoria, que inclui toda a parte financeira, onde ficam todas as notas fiscais, recibos, extratos de conta, valor recebido de condôminos e o balancete mensal. “A administradora fica com as duas primeiras pastas e o balancete fica no condomínio”, relata Dirlei.

Prestação de contas

O contador Fábio Bernardes, da empresa GTC Contabilidade, de Florianópolis, diz que a maioria dos condomínios prefere arquivar os documentos anexados à prestação de conta. “Normalmente os documentos não são retirados do escritório, pois ficaria muito difícil para uma análise de prestação de contas a ausência de notas fiscais ou guias de recolhimento de impostos, ou até mesmo para comprovar junto aos demais condôminos se o que saiu da conta foi efetivamente utilizado para pagar uma determinada despesa”, descreve.

Nesse caso, o contador sugere que o condomínio faça uma cópia de documentos importantes e arquive em pastas separadas por tipo e por ordem de mês. “Dessa forma fica fácil a identificação de pagamento e o acompanhamento da prestação de contas de maneira organizada”, explica Fábio.

Fábio também comenta sobre a Lei 12.007/09 que obriga que empresas públicas e privadas prestadoras de serviços enviem anualmente a seus clientes uma declaração de quitação de débito, evitando que sejam guardados os documentos pagos mês a mês. De acordo com ele, teoricamente o condomínio, ao ser cobrado de uma fatura em aberto, não precisaria recorrer às prestações de contas para localizar o pagamento, bastando para isso apresentar a declaração de quitação. Porém, o contador acredita que essa prática não diminui o volume de papel, pois os condomínios devem manter suas prestações de contas com os comprovantes individuais devidamente arquivados. “Para simples comprovação de pagamento pode ser guardada somente a quitação anual, mas a eliminação dos recibos individuais é impossível, pois teriam que ser retirados da prestação de contas”, orienta o contador.

 

Fonte: CondominioSC