Balancete sem mistérios

Se o síndico e os integrantes do conselho do condomínio não são contadores nem estão acostumados com os meandros da área financeira, o balancete pode se transformar num bicho de sete cabeças. Mas, com um pouco de atenção e critério é possível entender o balancete. Afinal, é muito importante que esse documento seja bem lido e interpretado por síndicos e conselheiros, já que ele demonstra toda a movimentação ocorrida com o dinheiro do condomínio.

Segundo Rosely Benevides de Oliveira Schwartz, administradora de empresas, contadora e professora de administração de condomínios na FMU, uma das grandes dificuldades em analisar um balancete de condomínio é que as administradoras não adotam um padrão definido. “O ideal é criar um plano de contas, sempre classificando ou agrupando cada despesa ou receita pelo mesmo nome”, opina a profissional, completando que um balancete confuso, ao invés de ajudar o síndico a gerenciar, complica ainda mais o seu trabalho.

Além de contar com um balancete preparado pela administradora de maneira clara, é fundamental que síndico e conselho acompanhem mês a mês a evolução das contas. “Um balancete isolado não significa nada”, constata Rosely. Para Antonio Alberto Del Carlo Romani, administrador de condomínios, em prédios em que o conselho é atuante dificilmente passarão erros. É fundamental, na opinião de Antonio, analisar se está correto o transporte dos valores do balancete anterior para o atual. “O balancete deve ser simples, porém com números amarrados. Um saldo devedor, por exemplo, não pode sumir de um mês para o outro sem justificativa”, diz. Por isso, deve haver um olhar crítico, dos condôminos de maneira geral, sobre o balancete. Um valor exorbitante referente à compra de material de limpeza, por exemplo, pode ser resultado de um zelador desatento e não deve passar despercebido.

Outra situação em que costumam acontecer irregularidades é na contratação de um serviço para pagamento parcelado. Se foi feito um rateio para parcelar a compra em cinco vezes e aparece uma sexta parcela no balancete, é preciso verificar se ela foi realmente aprovada em assembléia. No balancete, todos os pagamentos devem estar acompanhados do número da nota fiscal. “Evite cupons fiscais que não trazem transparência e levantam suspeitas. Apresente notas fiscais e recibos de prestadores de serviços em nome do condomínio, sempre com um contrato por trás”, orienta Rosely.

É importante ainda que apareçam no balancete todas as contas bancárias do condomínio, incluindo seus rendimentos no mês. A conta bancária deve estar em nome do condomínio e nunca do síndico (o que muitas vezes acontece quando o condomínio não está legalmente constituído, com CNPJ liberado e atualizado, exigido pelos bancos). Se a administradora trabalha com o sistema de conta pool o acompanhamento da conta do condomínio é mais difícil, já que não há um extrato individual. O condomínio pode ter diferentes contas bancárias para finalidades distintas, como uma para receitas e despesas ordinárias, outra para os rateios extras e outra ainda para o fundo de reserva.

Além do demonstrativo financeiro com receitas e despesas (como um extrato bancário resumido), deve fazer parte do balancete enviado a todos os condôminos, um detalhamento das despesas. Entre elas: despesas com pessoal, água, luz, gás, elevadores, manutenção. “Esses são os itens mais importantes do balancete”, resume.

De olho nos números

A seguir, acompanhe um exemplo de balancete sugerido por Rosely Schwartz.

Numa primeira folha, Rosely monta um quadro inicial com os condomínios em atraso (o que era previsto receber e o que efetivamente o condomínio recebeu). Na folha 2, mostra o movimento da poupança com o fundo de reserva. Numa terceira parte, apresenta o fundo de obras e o fundo de 13o dos funcionários, se houver. Acompanhe:

Edifício Canadá

Folha 1

Demonstrativo ref. ao período de 01/11/x1 a 30/11/X1

CONTA CONDOMÍNIO
Resumo das emissões Previsto Realizado
Condomínio – 10/X1 28.254,01
(-) Recebimento antecipado 1.100,00
(-) Descontos 0,00 27.154,01 26.235,77
Condomínio em atraso 6.794,39 3.537,40
33.948,40 29.773,17
Condomínios em atraso 30/11/X1 4.175,23

Folha 2

Demonstrativo ref. ao período de 01/11/x1 a 30/11/X1

DEMONSTRAÇÃO FINANCEIRA
Conta corrente e aplicações Itaú DÉBITO CRÉDITO
Saldo-Conta corrente e aplicação – 01/11X1 4.740,36
RECEITAS
Condomínio – 10/X1 24.219,45
Condomínio – atraso 3.499,55
Condomínio – antecipado – 11/X1 0,00
Fundo de reserva – 10/X1 1.223,53
Fundo de reserva – atraso 29,34
Fundo de reserva antecipado – 11/X1 0,00
Gás – 10/X1 476,54
Gás – atraso 8,51
Multa estacionamento irregular 184,00
Aluguel do Salão de Festas 34,50
Aluguel da garagem 97,75
Multa por atraso 618,22
Receitas e aplicações financeiras 39,80
Depósito a mais em cheque 20,65
Depósito a mais em dinheiro 3,75
TOTAL DAS RECEITAS 30.455,59
transferência para poupança 5.225,66
DESPESAS
Despesas com pessoal 16.270,09
àgua 3.267,00
Luz 1.452,37
Gás 346,83
Elevadores 1.142,82
Manutenção 499,11
Consertos e reparos 971,50
Material de limpeza 493,00
Honorários 787,00
Isenção da administração 250,26
Despesas diversas 329,93
TOTAL DAS DESPESAS 25.809,91
Transferência para poupança 1.224,90
TOTAL GERAL 27.034,81 35.681,25
SALDO – C. Corrente e Aplicações 30/11/X1 13.386,80

Folha 3

Demonstrativo ref. ao período de 01/11/x1 a 30/11/X1

CONTAS R$ %
DESPESAS COM PESSOAL
Salários 4.520,18
Adiantamentos 1.993,00
INSS – 10/X1 2.988,63
FGTS -10/X1 579,14
PIS – 10/x1 73,68
Vale transporte 559,80
Cesta básica 330,00
Recisão de contrato – Luiz do Nascimento 5,225,66 16.270,09 63,04
ÁGUA 3.267,00 12,63
LUZ -0 10/X1 – 8.160 kwh 1.452,37 5,63
GÁS – Ultragaz – 11 GLP45 – NF. 043146 346,83 1,34
ELEVADORES
Elevadores – Otis – reparo – 4/4 920,46
Elevadores – Otis – conservação – 11/X1 222,36 1.142,82 4,43
MANUTENÇÃO
Jaguaré Bombas – conservação – 11/X1 – nf 168 106,96
Thelev – Portões – subst. de fechadura – nf. 845 180,00
Bella – piscina – nf. 378 74,40
Marcelo – antena – 11/X1 -0 conf. recibo 137,75 499,11 1,93
CONSERTOS E REPAROS
Casa das Tintas Ltda. – tintas – nf. 79.031 133,00
Casa das Tintas Ltda. – tintas – nf. 79.508 66,50
Progend Ltda. – tapetes p/ elevadores – 2/2 490,00
Piso RPS – piso casa do zelador – nf. 1771 282,00 971,50 3,76
HONORÁRIOS
TSP Assessoria Ltda. 787,00 3,05
ISENÇÃO – ADMINISTRAÇÃO 250,26 0,97
MATERIAL DE LIMPEZA
Limpeza & Cia – nf. 2659 493,00 1,91
DESPESAS DIVERSAS
Copy Ltda. nf. 7474 – 240 cópias 12,00
Móveis Tamoio – nf. 2050 – 01 arquivo 99,00
Banco – CPMF 85,12
Banco – outras despesas 20,33
Rubens Caveiro – cópias de chaves – nf. 1966 113,48 329,93 1,28
TOTAL DAS DESPESAS 25.809,91 100,00

Fonte: Direcional Condomínios